สัปดาห์ที่แล้วผมได้แก้ปัญหาของรายงานที่สร้างจากตัว Crystal Report ซึ่งมีปัญหาในการ Export รายงานออกมาเป็นไฟล์ Excel แล้วไฟล์ที่ Export ออกมามี Layout เละ ผิดจากที่ได้ออกแบบไว้ใน Crystal Report เยอะเลย user เอาข้อมูลไปใช้งานต่อได้ลำบาก โดยวันนี้ผมได้สรุป เทคนิคดีๆในการจัด Layout ของ Report เพื่อให้สามารถ Export ข้อมูลออกมาได้สวยงาม และสามารถนำข้อมูลไปใช้ต่อได้ง่ายครับ
- เอา Section ที่ไม่ได้ใช้ในรายงานออกไป โดยจะลบ Section นั้นทิ้ง หรือ suppress(ซ่อน) ไว้ก็ได้
- พยายามอย่าให้เกิด Space ระหว่าง Object ต่างๆ เช่น ระหว่าง Field 2 Field เป็นต้น เพราะ Space เหล่านี้ตัว engine ของ Crystal จะปรับแบบสุ่มให้เป็น Cell ใหม่ หรือจะเอาไปรวมกับข้อมูลของ Object ใด Object หนึ่ง แต่ถ้าไม่จำเป็นจริงๆให้ใส่ Text Object ไปคั่นแทน
- สำหรับ Object ที่มีเงื่อนไข พยายามที่จะสร้างเงื่อนไขแยกไว้ใน Section ต่างๆกัน
ตัวอย่าง ในรายงานมีเงื่อนไขในการแสดงข้อมูล 2 ฟิลด์ ได้แก่ Grade A และ Grade B โดยใช้กำไรเป็นเงื่อนไข ถ้ากำไรมากกว่า 60,000 ให้แสดงฟิลด์ Grade A ถ้าไม่ใช่แสดงฟิลด์ Grade B แทน
จากเงื่อนไขนี้ เราจำเป็นต้องใช้ suppression formula ให้กับทั้ง 2 ฟิลด์ เมื่อ Export เป็น Excel ตัว Excel จะเข้าใจว่าเป็น 2 field และกินพื้นที่ 2 cell แทน
วิธีนี้ เรามาสามารถแก้ปัญหาโดยแยก Section ในรายงานเพื่อแสดงรายละเอียด โดยส่วนแรกเป็นรายการที่ได้กำไรในระดับ Grade A และ อีก Section สำหรับ Grade B ตามลำดับ - Crystal Report ไม่สามารถ Export เส้น และตารางได้ เมื่อ Export ข้อมูลแบบ Excel data only
- หากต้องการให้รายงานที่ Export มีเส้น และตาราง แนะนำให้ลองไปใช้การ set Border ของ Object ต่างๆใน Crystal Report แทน เช่น Text field หรือ Database field เป็นต้น
- อย่าพยายามวาง Object ให้มันทับซ้อนกัน
- เมื่อเราลาก Object มาวางในส่วนของ Report Designer อย่าพยายามที่จะปรับขนาด หรือย้ายมันมาทับซ้อน จนกว่าคุณจะเลือก option "snap to grid" แล้ว
- ในแต่ละ Object ให้เลือก Can Grow option ไว้ เพราะมันจะช่วยแก้ปัญหา Overlapping(ทับซ้อน) กันได้
- พยายามจัด Field ให้อยู่ในเส้น Guideline เพื่อเป็นการบอก Excel ให้จัดรูปแบบได้ถูกต้อง และลดการเกิดบรรทัดว่างในไฟล์ Excel ที่ Export ได้
- ในตัว Layout ให้กำหนด printer เป็น no printer เพือให้ไฟล์ Excel ที่ Export ยึดการจัดวางหน้ากระดาษตามตัว Layout ของ Report
ข้อมูลตรงนี้ ผมได้สรุปจากไฟล์ PDF ที่ทาง SAP-Crystal Report ได้เขียนแนวทางไว้ครับ สำหรับรายละเอียดเพื่อเติมอื่นๆ ผมได้แนบแหล่งข้อมูล และไฟล์ PDF สำรองไว้แล้วครับ
- ลิงค์หลัก: Crystal Reports Designer: Exporting to Microsoft Excel
- ลิงค์สำรอง: [wpdm_file id=6]
Discover more from naiwaen@DebuggingSoft
Subscribe to get the latest posts to your email.